VOORTMANN Whistleblower Formular

Wenn Sie als Whistleblower einen Hinweis über die VOORTMANN-Homepage abgeben, müssen Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten am Ende dieses datenschutzrechtlichen Hinweises erteilen. Bitte lesen Sie die untenstehenden datenschutzrechtlichen Hinweise sehr aufmerksam durch, bevor Sie eine Hinweisgeber-Meldung abgeben.

Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems aufklären, wenn Sie einen Hinweis per Formular über die VOORTMANN-Homepage abgeben.

Das Hinweisgebersystem dient dazu, Hinweise von (mutmaßlichen) Gesetzes- oder schweren internen Regelverletzungen auf einem sicheren und vertraulichen Weg entgegenzunehmen und zu bearbeiten.

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des Hinweisgebersystems stützt sich auf das berechtigte Interesse VOORTMANNs an der Aufdeckung und Prävention von Missständen und der damit verbundenen Abwendung von Schäden und Haftungsrisiken für VOORTMANN. Außerdem verlangt die EU-Whistleblower-Richtlinie die Einrichtung eines Hinweisgebersystems, um Beschäftigten und Dritten auf geeignete Weise die Möglichkeit einzuräumen, geschützt Hinweise auf Rechtsverstöße im Unternehmen zu geben.

Betrifft ein eingegangener Hinweis Beschäftigte VOORTMANNs, dient die Verarbeitung zudem der Verhinderung von Straftaten oder sonstigen Rechtsverstößen, die im Zusammenhang mit dem Beschäftigtenverhältnis stehen.

Die Verarbeitung Ihrer Identifikationsdaten erfolgt auf Basis einer abzugebenden Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Der Widerruf der Einwilligung kann in der Regel nur innerhalb eines Monats nach Erhalt der Meldung erfolgen, da VOORTMANN in bestimmten Fällen nach Art. 14 Abs. 3 lit. a DSGVO verpflichtet ist, beschuldigte Personen über die gegen sie erhobenen Vorwürfe und durchgeführten Ermittlungen innerhalb eines Monats zu informieren. Dazu gehört auch die Speicherung, die Art der Daten, die Zweckbestimmung der Verarbeitung, die Identität der Verantwortlichen und – soweit rechtlich erforderlich – des Meldenden, sodass eine Einstellung der Datenverarbeitung oder Löschung der Identifikationsdaten nicht mehr möglich ist. Die Widerrufsfrist kann sich verkürzen; z.B., wenn die Art der Meldung die unmittelbare Einschaltung einer Behörde oder eines Gerichts erfordert; denn, sobald eine Offenlegung gegenüber der Behörde oder dem Gericht erfolgt ist, befinden sich die Identifikationsdaten sowohl in den Verfahrensakten VOORTMANNs als auch der Behörde oder des Gerichts.

Die Nutzung des Hinweisgebersystems erfolgt auf freiwilliger Basis. Wir erheben dabei folgende personenbezogene Daten und Informationen, wenn Sie eine Meldung abgeben:

• Ihren Namen, sofern Sie Ihre Identität offenlegen,
• Ihre Kontaktdaten, sofern Sie uns diese zur Verfügung stellen,
• die Tatsache, dass Sie eine Meldung über das Hinweisgebersystem getätigt haben,
• ob Sie bei VOORTMANN beschäftigt sind und
• gegebenenfalls Namen von Personen sowie sonstige personenbezogene Daten der Personen, die in der Meldung genannt sind.

Unser autorisierter Beauftragter prüft den gemeldeten Sachverhalt und führt gegebenenfalls eine weitergehende fallbezogene Sachverhaltsaufklärung durch; dabei werden die Daten stets vertraulich behandelt. Beim wissentlichen Melden falscher Hinweise, mit dem Ziel eine Person zu diskreditieren (Denunziation), kann die Vertraulichkeit allerdings nicht gewährleistet werden.

In bestimmten Fällen besteht für VOORTMANN die datenschutzrechtliche Verpflichtung, die beschuldigte Person von den gegen sie erhobenen Vorwürfen zu informieren. Dies ist gesetzlich geboten, wenn objektiv feststeht, dass die Informationserteilung an den Beschuldigten die konkrete Hinweisaufklärung nicht mehr beinträchtigen kann. Dabei wird Ihre Identität als Meldender – soweit rechtlich möglich – nicht offengelegt und es wird auch zusätzlich sichergestellt, dass dabei auch keine Rückschlüsse auf Ihre Identität möglich werden.

Im Rahmen der Meldungsbearbeitung oder einer Untersuchung kann es notwendig sein, Hinweise an weitere Mitarbeitende weiterzugeben.

Wir achten stets darauf, dass die einschlägigen datenschutzrechtlichen Bestimmungen bei der Weitergabe von Hinweisen eingehalten werden.

Personenbezogene Daten werden 3 Jahre oder so lange aufbewahrt, wie es die Aufklärung und abschließende Beurteilung erfordert, ein berechtigtes Interesse des Unternehmens oder ein gesetzliches Erfordernis besteht. Danach werden diese Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben gelöscht. Die Dauer der Speicherung richtet sich insbesondere nach der Schwere des Verdachts und der gemeldeten eventuellen Pflichtverletzung.

Nach dem europäischen Datenschutzrecht haben Sie und die im Hinweis genannten Personen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und in bestimmten Fällen das Recht auf Datenübertragung. Außerdem können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einlegen, sofern die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst über das nach diesem Datenschutzhinweis aufgeführte Kontaktformular erfolgen.

Wird das Widerspruchsrecht in Anspruch genommen, prüfen wir umgehend, inwieweit die gespeicherten Daten, insbesondere für die Bearbeitung eines Hinweises, noch erforderlich sind. Nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht. Sie können zudem jederzeit Ihre Einwilligung widerrufen. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Informationen unter „Zweck des Hinweisgebersystems und Datenverarbeitung“.